QR-Code-Bestellsystem in der Gastronomie: der komplette Ratgeber

Digitale Speisekarte, QR-Bestellung oder Bestellen und Bezahlen

Es gibt drei Stufen: Eine digitale Speisekarte per QR zeigt nur das Angebot, eine QR-Bestellung schickt die Bestellung an die Küche, und Bestellen und Bezahlen per QR wickelt auch die Zahlung auf dem Smartphone des Gastes ab.

Eine reine QR-Speisekarte ist günstig, spart aber kaum Arbeit, weil jede Bestellung weiterhin über den Service läuft. Die eigentliche Zeitersparnis entsteht beim Bestellen und Kassieren, denn darauf warten Gäste.

So funktioniert Bestellen am Tisch per QR-Code

Beim Bestellen und Bezahlen per QR erledigt der Gast Bestellung und Zahlung selbst, und das Personal erhält eine vollständige, bezahlte Bestellung mit Tischnummer.

Für den Gast:

1. Scannt den QR-Code am Tisch mit der Smartphone-Kamera. Ein gutes System öffnet sich im Browser, eine App ist nicht nötig.
2. Die Speisekarte öffnet sich mit bereits hinterlegter Tischnummer. Der Gast kann die Sprache wechseln, Allergene ansehen und Fotos betrachten.
3. Wählt Gerichte, Optionen und Extras (Größe, Soße, Beilage) und ergänzt bei Bedarf einen Hinweis.
4. Bezahlt zum Beispiel per Karte, PayPal, Apple Pay oder Google Pay, je nach Zahlungsanbieter.
5. Erhält eine Bestätigung und kann später über denselben Code eine weitere Runde bestellen.

Für das Personal:

1. Die Bestellung erscheint auf einem Küchenmonitor oder kommt aus dem Bon- bzw. Küchendrucker, auf Wunsch getrennt nach Bar und Küche.
2. Die Küche bereitet zu und meldet die Bestellung als fertig.
3. Ein Runner bringt sie an die Tischnummer auf dem Bon.
4. Am Tagesende stehen Bestellungen und Zahlungen im Bericht und lassen sich mit den Auszahlungen des Zahlungsanbieters abgleichen.

Das Personal wird dadurch nicht überflüssig. Die Zeit verlagert sich vom Eintippen und Herumtragen des Kartenterminals zum Servieren, Abräumen, zur Beratung und zu Gästen, die lieber persönlich bestellen.

Wann sich ein QR-Bestellsystem lohnt und wann nicht

QR-Bestellung passt zu Betrieben, in denen Gäste Tempo und Kontrolle wollen, und passt schlecht dort, wo die persönliche Bedienung das eigentliche Produkt ist.

Die Akzeptanz in Deutschland ist gemischt. In einer Umfrage des Kassenanbieters Lightspeed mit Medallia (Mai 2024, über 7.500 Restaurantgäste in sieben Ländern, davon 1.000 in Deutschland) gaben rund 44% der deutschen Befragten an, QR-Speisekarten zu nutzen, wenn sie angeboten werden. Gleichzeitig würden 35% nach einer gedruckten Karte fragen, wenn es nur QR-Codes gäbe, und 90% bevorzugen in der gehobenen Gastronomie gedruckte Karten (Tageskarte). Die Konsequenz: QR als Wahlmöglichkeit anbieten, nicht als einzigen Weg.

Was kostet ein QR-Code-Bestellsystem?

Kosten entstehen an zwei Stellen: für die Bestellsoftware (Monatsgebühr, Gebühr pro Bestellung oder Provision) und beim Zahlungsanbieter (Gebühr pro Transaktion). Rechnen Sie beim Vergleich immer beides zusammen.

Ein Beispiel für Zahlungsgebühren: Die veröffentlichten Standardtarife von Mollie liegen bei 1,80% + 0,25 € für Verbraucherkarten aus dem EWR und bei den PayPal-Gebühren plus 0,10 € für PayPal, ohne Monatsgebühr für Online-Zahlungen (Stand Oktober 2026, Mollie Preise). Andere Anbieter veröffentlichen eigene Tarife; vergleichen Sie anhand Ihres tatsächlichen Zahlartenmixes.

Rechenbeispiel (Annahmen: 800 QR-Bestellungen pro Monat, durchschnittlich 25 € pro Bestellung, alle per EWR-Verbraucherkarte über Mollie). Die Zahlungsgebühr beträgt 1,80% × 25 € + 0,25 € = 0,70 € pro Bestellung, also rund 560 € im Monat. Hinzu kommen die Softwarekosten im jeweiligen Preismodell.

Zum Vergleich: Restaurant by DTS veröffentlicht seine Preise pro Betrieb, zzgl. MwSt. Free kostet 0 € pro Monat; der Gast zahlt dann standardmäßig eine kleine Servicegebühr pro Bestellung (0,30 € unter 10 €, 0,50 € von 10 bis 30 €, 0,99 € über 30 €). Pro kostet 89 € pro Monat ohne Servicegebühr, Pro + Website 149 € pro Monat. Es fällt keine Umsatzprovision an; die Gebühren des Zahlungsanbieters kommen hinzu. Im Rechenbeispiel kostet Free den Betrieb nichts für die Software, die Gäste zahlen aber zusammen 400 € Servicegebühren (800 × 0,50 €); bei Pro zahlen Sie 89 € und Ihre Gäste keinen Aufschlag. Details unter Preise.

Vor- und Nachteile im Überblick

Ein QR-Bestellsystem spart vor allem Zeit und Fehler in Stoßzeiten; dem stehen weniger persönlicher Kontakt und die Abhängigkeit vom Smartphone des Gastes gegenüber.

Checkliste für die Einführung

Die meiste Arbeit steckt in Speisekarte, Tischnummern und Küchenablauf; die QR-Codes selbst sind der einfache Teil.

1. Speisekarte: klare Kategorien, kurze Beschreibungen, korrekte Preise und Optionen bzw. Extras als Auswahl statt Freitext.
2. Allergene: pro Gericht die 14 Hauptallergene erfassen. Nach der LMIV (Verordnung (EU) Nr. 1169/2011) müssen Allergeninformationen auch für lose Ware wie Restaurantgerichte verfügbar sein; laut IHK Cottbus schriftlich, elektronisch oder mündlich, wobei mündliche Auskunft eine leicht zugängliche schriftliche Dokumentation voraussetzt. Mehr dazu in unserem Ratgeber zu Allergenkennzeichnung.
3. Preisangaben: Nach § 13 der Preisangabenverordnung (PAngV) müssen Gaststätten ihre Preise in einem Preisverzeichnis angeben und ein Verzeichnis der wesentlichen Speisen und Getränke neben dem Eingang aushängen. Ein QR-Code am Tisch ersetzt diesen Aushang nicht.
4. Tischnummern: ein eigener Code pro Tisch (oder pro Liege, Zimmer, Barbereich) mit einer Nummerierung, die das Personal kennt.
5. QR-Aufsteller: dort platzieren, wo Gäste beim Hinsetzen hinschauen. Hoher Kontrast (dunkler Code auf hellem Grund), weißer Rand um den Code, Scan-Test im Sitzen, bei Abendlicht und mit älteren Smartphones. Laminierte oder gravierte Aufsteller halten auf der Terrasse länger.
6. Zahlungsanbieter: Konto eröffnen oder verbinden (zum Beispiel Mollie, Stripe oder PayPal), gewünschte Zahlarten prüfen, eine echte Zahlung und eine Erstattung testen.
7. Küchendrucker oder -monitor: festlegen, was an die Bar und was in die Küche geht, und mit vielen Testbestellungen durchspielen.
8. Personal einweisen: Wer überwacht eingehende Bestellungen, wer läuft, wie helfen Sie Gästen, die nicht scannen können, wie läuft eine Erstattung.
9. Ausweichlösung: gedruckte Karten und Bedienung am Tisch beibehalten und festlegen, was bei Internetausfall passiert.

Hinweis: Wenn Sie Zahlungen über ein QR-System abwickeln, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie diese Umsätze in Ihrem Kassensystem und Ihrer Kassenführung nach KassenSichV erfasst werden.

Praktische Tipps für einen höheren Bon

Die digitale Speisekarte übernimmt die Verkaufsarbeit, die sonst der Service leistet. Gestalten Sie sie so, wie eine gute Servicekraft spricht: Essen zeigen, das naheliegende Extra anbieten und die Sprache des Gastes sprechen.

• Echte Fotos Ihrer Bestseller und margenstarken Gerichte verwenden, bei Tageslicht und auf Ihren eigenen Tellern.
• Extras dort anbieten, wo sie passen: extra Käse, Beilage, größere Portion, passendes Getränk. Kurz halten, sonst nervt es.
• Speisekarte in den Sprachen Ihrer Gäste anbieten. In touristischen Lagen bestellen Gäste mit einer übersetzten Karte sicherer.
• Getränke und Desserts leicht erreichbar machen, damit die zweite Runde nur zwei Klicks entfernt ist.
• Ausverkaufte Gerichte sofort ausblenden, damit niemand etwas bestellt, das Sie nicht liefern können.
• Beschreibungen kurz und konkret halten: Zutaten und Zubereitung, keine Werbesprache.

Datenschutz und DSGVO: darauf kommt es an

Nach der DSGVO erheben Sie nur die Gästedaten, die für die Bestellung wirklich nötig sind, informieren transparent über die Verarbeitung und schließen mit Ihrem Softwareanbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

• Datenminimierung: Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sein (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Für eine Bestellung am Tisch brauchen Sie kein Kundenkonto, keine Telefonnummer und kein Geburtsdatum.
• Zweckbindung und Speicherbegrenzung: Daten nur für den genannten Zweck nutzen und nicht länger als nötig speichern (Art. 5 Abs. 1 lit. b und e).
• Werbung getrennt abfragen: Für Newsletter oder Angebote eine separate, klare Einwilligung einholen und nicht zur Bedingung für die Bestellung machen.
• Datenschutzerklärung: auf der Bestellseite eine kurze, verständliche Datenschutzerklärung verlinken.
• Auftragsverarbeitung: Ihr QR-Anbieter verarbeitet Daten in Ihrem Auftrag; Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag. Fordern Sie ihn an.

Barrierefreiheit: immer eine gedruckte Karte bereithalten

Die QR-Bestellung sollte eine zusätzliche Möglichkeit sein, nie der einzige Weg, denn manche Gäste haben kein Smartphone, sehen schlecht oder kommen damit einfach nicht zurecht.

• Gedruckte Speisekarten (auch in großer Schrift) und normale Bedienung am Tisch beibehalten.
• Auf dem QR-Aufsteller vermerken: "Lieber persönlich bestellen? Sprechen Sie uns gern an."
• Eine Bestellseite wählen, die mit Zoom und Screenreadern funktioniert, mit gut lesbarer Schrift und starkem Kontrast.
• Der European Accessibility Act (Richtlinie (EU) 2019/882) gilt für Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr, die nach dem 28. Juni 2025 für Verbraucher erbracht werden. Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen erbringen (weniger als 10 Beschäftigte und Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme von höchstens 2 Mio. €), sind ausgenommen (Art. 2, 3 und 4 Abs. 5 der Richtlinie). Größere Betriebe sollten prüfen lassen, wie das für ihre Bestellkanäle gilt.

Typische Fehler

Die meisten Probleme mit QR-Bestellung entstehen durch eine überhastete Einführung, nicht durch die Technik.

• Ein PDF der gedruckten Karte hochladen und das digitale Bestellung nennen. Lädt langsam und ist am Smartphone schwer lesbar.
• Alle gedruckten Karten und die Bedienung abschaffen, womit Sie Gäste ausschließen und Ärger am Tisch provozieren.
• Ein einziger QR-Code für den ganzen Betrieb, sodass niemand weiß, an welchen Tisch die Bestellung geht.
• Zu kleine, spiegelnde oder schlecht beleuchtete Codes, oder Codes, deren Ziel-URL sich später nicht ändern lässt.
• Gäste zu Kundenkonto oder App-Installation zwingen.
• Den Küchenablauf nicht testen, sodass am ersten vollen Abend die Getränke in der Küche gedruckt werden.
• Allergene und Optionen vergessen, sodass die Küche Freitext interpretieren muss.
• Nicht festlegen, wer eingehende Bestellungen übernimmt, sodass bezahlte Bestellungen liegen bleiben.

QR-Bestellung mit Restaurant by DTS

Restaurant by DTS ist eine webbasierte Plattform, mit der Gäste ohne App scannen, bestellen und auf dem eigenen Smartphone bezahlen. Sie können ein Foto Ihrer gedruckten Karte importieren (eine KI liest Gerichte und Preise aus, Sie prüfen), Allergene und Extras pro Gericht hinterlegen und die Karte in 8 Sprachen anzeigen. Bestellungen gehen an einen Küchenmonitor oder Drucker, Zahlungen direkt auf Ihr eigenes Mollie-, Stripe-, PayPal- oder Paystack-Konto. Eine zertifizierte Kassenlösung nach KassenSichV ist Restaurant by DTS nicht.

Häufige Fragen