Kassenpflicht in der Gastronomie: KassenSichV, TSE und die Regeln in Europa

Drei Modelle, wie Länder Kassen regeln

Europäische Länder regeln Kassen in der Gastronomie grob auf drei Arten. Wer weiß, welches Modell gilt, weiß auch, welches System er braucht.

• Nur Aufzeichnungspflichten. Keine zertifizierte Kasse vorgeschrieben, aber vollständige, nachprüfbare Aufzeichnungen, die Sie die gesetzliche Frist aufbewahren. Beispiele: Niederlande und Großbritannien.
• Zertifiziertes oder gesichertes System. Software oder Hardware muss technische Sicherheitsanforderungen erfüllen und zertifiziert sein oder einen Nachweis mitbringen. Beispiele: Deutschland (TSE), Österreich (Signaturerstellungseinheit), Frankreich (Zertifikat oder Herstellerbescheinigung).
• Registriert oder an die Steuerverwaltung angebunden. Die Kasse ist registriert und übermittelt Umsatzdaten täglich oder nahezu in Echtzeit. Beispiele: Belgien (GKS), Italien (registratore telematico) und ab 2027 Spanien (Verifactu, optional mit Echtzeitübermittlung; Verschiebung auf Oktober 2028 angekündigt).

Übersicht: Kassenregeln nach Land

Deutschland: KassenSichV, TSE und Belegausgabepflicht

In Deutschland muss jedes elektronische Kassensystem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Außerdem müssen Sie für jeden Verkauf einen Beleg ausgeben und die Kasse beim Finanzamt melden. Grundlage sind § 146a der Abgabenordnung (AO) und die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

• TSE: Das System und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte TSE zu schützen, bestehend aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle (§ 146a Abs. 1 AO). Als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen (§ 1 KassenSichV).
• Belegausgabepflicht: Sie müssen dem Kunden in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellen (§ 146a Abs. 2 AO). Nach § 6 KassenSichV enthält er unter anderem Transaktionsnummer, die Seriennummern des Aufzeichnungssystems und der TSE sowie den Signaturzähler. Der Beleg kann auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden elektronisch ausgegeben werden. Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann das Finanzamt nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen befreien; die Befreiung ist widerrufbar.
• Mitteilungspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 melden Sie elektronische Kassen über Mein ELSTER oder die ERiC-Schnittstelle. Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme waren bis 31. Juli 2025 zu melden. Spätere Anschaffungen melden Sie innerhalb eines Monats, ebenso jede Außerbetriebnahme. Gemietete und geleaste Kassen gelten als angeschafft, und pro Betriebsstätte sind immer alle Systeme gemeinsam zu melden (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024).
• DSFinV-K: die einheitliche Exportschnittstelle der Finanzverwaltung für Kassendaten, genutzt bei Außenprüfungen und der unangekündigten Kassen-Nachschau. Die Umsetzung übernimmt in der Regel der Kassenhersteller; Sie müssen den Export liefern können.
• Aufbewahrung: Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre (§ 147 AO).

Geplante Änderung (Zweites Kassengesetz): Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett einen Gesetzentwurf beschlossen. Danach sollen Betriebe mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz ab dem 1. Januar 2028 ein elektronisches Kassensystem nutzen müssen, die offene Ladenkasse wäre dann für sie nicht mehr zulässig. Papierbelege sollen ab dem 1. Januar 2028 durch digitale Belege ersetzt werden. Wer weniger als 12.000 € Barumsätze im Jahr hat, soll befreit sein. Das ist ein Entwurf, noch kein geltendes Recht.

Österreich: Registrierkassenpflicht und RKSV

In Österreich ist eine Registrierkasse Pflicht, sobald ein Betrieb 15.000 € Jahresumsatz hat und die Barumsätze 7.500 € im Jahr übersteigen. Beide Grenzen müssen überschritten sein. Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte zählen ebenfalls als Barumsätze.

• Jede Registrierkasse braucht eine technische Sicherheitseinrichtung, die die Barumsätze signiert und verkettet; auf dem Beleg steht ein maschinenlesbarer Code, etwa ein QR-Code (Registrierkassensicherheitsverordnung, RKSV). Die Anmeldung erfolgt über FinanzOnline.
• Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz, unabhängig von der Registrierkassenpflicht. Eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung bewahren Sie 7 Jahre auf. Seit 1. Oktober 2026 darf der Beleginhalt auch am Bildschirm angezeigt werden, damit der Gast ihn scannen oder fotografieren kann; ein Ausdruck muss auf Wunsch technisch möglich bleiben.
• Fehlt trotz Pflicht die Kasse oder die Sicherheitseinrichtung, droht eine Geldstrafe von bis zu 5.000 €.

Niederlande: keine Kassenpflicht, aber strenge Aufzeichnungspflichten

Die Niederlande schreiben keine zertifizierte Kasse vor. Der Belastingdienst behandelt Kassendaten aber als Teil der gesetzlichen Buchführung: Nach Art. 52 des Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) müssen Rechte und Pflichten jederzeit ersichtlich sein, die Aufbewahrungsfrist beträgt 7 Jahre.

• Alle Vorgänge werden von Anfang an erfasst; Korrekturen bleiben als Gegenbuchung sichtbar.
• Fortlaufende Nummerierung, automatische Zeitstempel und Protokollierung (wer, was, wann).
• Daten werden 7 Jahre im Detail aufbewahrt, ein Backup an einem anderen Ort ist Pflicht.
• Zuverlässige Berichte wie Tagesabschlüsse (Z-Bon) und die Möglichkeit, Daten lesbar und in angemessener Frist herauszugeben.

Belgien: registriertes Kassensystem (GKS) in der Gastronomie

In Belgien müssen Restaurants und Caterer ein registriertes Kassensystem (GKS, 'weiße Kasse') nutzen, sobald ihr Jahresumsatz mit Restaurant- und Cateringleistungen 25.000 € netto übersteigt, so der FÖD Finanzen. Getränke, Speisen zum Mitnehmen und allgemeine Lebensmittelverkäufe zählen nicht zur Schwelle.

Der FÖD Finanzen hat am 3. Juni 2026 mitgeteilt, dass ein Königlicher Erlass GKS 2.0 ab 1. Juli 2026 verpflichtend macht: Kasse und fiskales Datenmodul (Blackbox) müssen GKS-2.0-zertifiziert sein, die Daten gehen nahezu in Echtzeit an den FÖD Finanzen. Neue Betriebe starten sofort mit GKS 2.0. Für bestehende GKS-Nutzer gelten Übergangsfristen je nach Kaufdatum der aktuellen Kasse:

Frankreich: gesicherte Kassensoftware und Nachweis

In Frankreich müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, die an Privatkunden verkaufen und Zahlungen in Kassensoftware erfassen, eine Software nutzen, die Unveränderbarkeit, Sicherheit, Aufbewahrung und Archivierung der Daten gewährleistet (Art. 286 I 3° bis CGI). Fehlt der Nachweis, beträgt das Bußgeld 7.500 €. Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer (franchise en base), reine B2B-Betriebe und Betriebe mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen.

Der Nachweis hat sich zweimal geändert. Ab dem 16. Februar 2025 akzeptierte die Finanzverwaltung nur noch ein Zertifikat einer akkreditierten Stelle (mit Übergangsfristen). Das Haushaltsgesetz 2026 (Art. 125) hat die individuelle Herstellerbescheinigung wieder zugelassen: Seit dem 21. Februar 2026 genügt wahlweise das Zertifikat oder die Bescheinigung des Herstellers, jeweils für die genutzte Softwareversion.

Italien: registratore telematico und Kopplung mit dem Kartenterminal

In Italien müssen Restaurants, Bars und Geschäfte ihre Tageseinnahmen elektronisch speichern und an die Agenzia delle Entrate übermitteln, per registratore telematico (RT) oder über das kostenlose Web-Tool der Behörde. Scontrino und ricevuta fiscale wurden durch das 'documento commerciale' ersetzt, das der Gast meist weiterhin ausgedruckt erhält (digital nur mit seiner Zustimmung). Elektronisch sind vor allem Speicherung und Übermittlung der Umsatzdaten. Die Pflicht wurde 2019–2020 eingeführt, Sanktionen gelten seit 2021.

• Ist das RT beim Kassenabschluss offline, bleiben 12 Tage für die Übermittlung.
• Eine fehlende oder fehlerhafte Erfassung mit Auswirkung auf die Umsatzsteuer kostet 70 % der betroffenen Steuer, mindestens 300 € je Vorgang, zusätzlich kann die Lizenz ausgesetzt werden. Eine verspätete oder fehlende Übermittlung ohne Auswirkung auf die Umsatzsteuer kostet 100 € je Übermittlung, höchstens 1.000 € pro Quartal (seit 1. September 2024).
• Neu seit 2026: Kartenterminals und andere elektronische Zahlungsmittel müssen über einen Online-Dienst der Agenzia delle Entrate mit dem RT verknüpft sein, für Umsätze ab 1. Januar 2026. Für Zahlungsmittel, die im Januar 2026 schon im Einsatz waren, lief die Frist bis 20. April 2026. Neue Terminals verknüpfen Sie zwischen dem 6. und dem letzten Tag des zweiten Monats nach Inbetriebnahme.

Spanien: Verifactu für 2027 vorgesehen, Verschiebung auf 2028 angekündigt

Die spanischen Verifactu-Regeln (Real Decreto 1007/2023) verlangen, dass Rechnungssoftware, auch für vereinfachte Rechnungen (Kassenbons), zu jeder Rechnung einen gesicherten Datensatz erzeugt und einen QR-Code aufdruckt. Die Datensätze werden im System gespeichert oder an die Agencia Tributaria übermittelt (Verifactu-Modus).

Die Starttermine wurden verschoben. Laut Agencia Tributaria gilt die Pflicht ab 1. Januar 2027 für körperschaftsteuerpflichtige Unternehmen und ab 1. Juli 2027 für alle übrigen, etwa Selbstständige. Unternehmen, die bereits über das SII-System melden, sind ausgenommen.

Angekündigte Verschiebung: Am 5. Oktober 2026 hat das spanische Finanzministerium angekündigt, Verifactu auf Oktober 2028 zu verschieben, um es mit der verpflichtenden E-Rechnung abzustimmen. Im BOE ist das noch nicht veröffentlicht, die Termine 2027 sind daher vorerst die geltende Rechtslage. Prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie Software kaufen oder wechseln.

Großbritannien: Aufzeichnungspflichten und Making Tax Digital

Großbritannien kennt keine zertifizierte Kasse wie die deutsche TSE; HMRC setzt auf ordnungsgemäße Aufzeichnungen. Für die Umsatzsteuer zählt HMRC Aufzeichnungen der Tageseinnahmen, etwa Kassenrollen, zu den Geschäftsunterlagen, die Sie grundsätzlich mindestens 6 Jahre aufbewahren.

• Making Tax Digital for VAT gilt seit 1. April 2022 für alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen: digitale Aufzeichnungen und Meldung über kompatible Software.
• Making Tax Digital for Income Tax startete am 6. April 2026 für Selbstständige und Vermieter mit mehr als 50.000 £ Einkünften; ab April 2027 gilt die Grenze von 30.000 £, ab April 2028 von 20.000 £.

Praxis-Checkliste für die Kassenführung

Unabhängig vom Land helfen diese Routinen bei jeder Prüfung:

1. Jeden Tag mit einem Z-Bon (Tagesabschluss) abschließen und ihn aufbewahren. Zähler nie außerhalb des regulären Abschlusses zurücksetzen.
2. Den Kassenbestand täglich zählen und Differenzen zum Z-Bon dokumentieren, einschließlich Entnahmen und Einlagen.
3. Mit Storno- bzw. Gegenbuchungen korrigieren, nicht löschen, und protokollieren lassen, wer korrigiert hat.
4. Daten regelmäßig exportieren für die Steuerberatung (in Deutschland im DSFinV-K-Format) und ein Backup an einem anderen Ort aufbewahren.
5. Die gesetzlichen Fristen einhalten: in Deutschland bis zu 10 Jahre, in Österreich und den Niederlanden 7 Jahre, in Großbritannien 6 Jahre für die Umsatzsteuer.
6. Unterlagen zum System aufbewahren: TSE-Zertifikat, Bescheinigungen, ELSTER-Meldung bzw. FinanzOnline- oder GKS-Registrierung sowie Änderungen der Einstellungen.
7. Bei Neueröffnung, Systemwechsel oder Überschreiten einer Schwelle prüfen, denn dann beginnt häufig eine Pflicht, etwa die Monatsfrist für die ELSTER-Meldung.

Häufige Fehler

• Die Meldung vergessen, wenn Sie in Deutschland eine Kasse kaufen, leasen oder außer Betrieb nehmen.
• Ein separates Tablet oder eine App neben der TSE-Kasse nutzen, ohne diese Umsätze über das zertifizierte System zu erfassen, obwohl das Gesetz es verlangt.
• 'Bar' nur als Münzen und Scheine verstehen. In Österreich zählen Kartenzahlungen als Barumsätze, in Italien, Frankreich und Belgien gelten die Regeln unabhängig vom Zahlungsmittel.
• Belege ohne die Pflichtangaben nach § 6 KassenSichV ausgeben, etwa ohne die Seriennummern von Kasse und TSE oder ohne Signaturzähler.
• Übergangsfristen verpassen, etwa für GKS 2.0 in Belgien oder die Terminalverknüpfung in Italien.

Wo Online- und QR-Bestellungen ins Bild passen

Bestellplattform und Fiskalkasse erfüllen unterschiedliche Aufgaben. QR-Bestellung am Tisch, Webshop oder Kiosk nehmen Bestellungen und Zahlungen entgegen; ein zertifiziertes Fiskalsystem erfüllt die besonderen Sicherheitsanforderungen der Steuerverwaltung eines Landes. Restaurant by DTS bietet eine Kassen- und Kellneransicht mit Bar- und Kartenzahlung, einen täglichen Z-Bericht per E-Mail und einen Buchhaltungsexport für Ihre Steuerberatung.

Restaurant by DTS ist kein zertifiziertes Fiskalsystem. Es hat keine TSE, erfüllt nicht die KassenSichV, hat keine RKSV-Sicherheitseinrichtung, keine GKS-Registrierung und kein französisches Zertifikat bzw. keine Herstellerbescheinigung, und es ist kein registratore telematico. In Ländern mit solchen Vorgaben (Deutschland, Österreich, Belgien über der Schwelle, Frankreich, Italien und Spanien, sobald Verifactu gilt: nach aktuellem Recht 2027, eine Verschiebung auf Oktober 2028 ist angekündigt) brauchen Sie für die gesetzlich erfassten Umsätze eine zertifizierte bzw. registrierte Kasse. Das betrifft oft auch Kartenzahlungen, nicht nur Bargeld. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie das mit Online- und QR-Bestellungen kombinieren.

Wie QR-Bestellung in der Praxis funktioniert, lesen Sie in unserem Leitfaden zur QR-Code-Bestellung.

Hinweis

Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information, geprüft anhand offizieller Quellen am 29. Oktober 2026. Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Regeln, Schwellenwerte und Fristen ändern sich, außerdem können regionale Vorschriften gelten. Prüfen Sie die verlinkten Quellen und sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie ein Kassensystem auswählen oder wechseln.

Häufige Fragen