Kassa verplicht in de horeca? Eisen van de Belastingdienst en de regels in Europa

Drie manieren waarop landen de kassa regelen

Europese landen regelen de horecakassa grofweg op drie manieren. Weet je welk model geldt, dan weet je wat voor systeem je nodig hebt.

• Alleen administratieplicht. Geen verplichte gecertificeerde kassa, wel een volledige en controleerbare administratie die je de wettelijke termijn bewaart. Voorbeelden: Nederland en het Verenigd Koninkrijk.
• Gecertificeerd of beveiligd systeem. De software of hardware moet aan technische beveiligingseisen voldoen en gecertificeerd zijn of met een bewijs van naleving komen. Voorbeelden: Duitsland (TSE), Oostenrijk (handtekeningmodule), Frankrijk (certificaat of verklaring van de leverancier).
• Geregistreerd of gekoppeld aan de fiscus. De kassa is aangemeld en stuurt verkoopgegevens door, dagelijks of bijna realtime. Voorbeelden: België (GKS, de 'witte kassa'), Italië (registratore telematico) en vanaf 2027 Spanje (Verifactu, met een optionele realtime-variant; uitstel tot oktober 2028 is aangekondigd).

Overzichtstabel: kassaregels per land

Nederland: geen verplichte kassa, wel een sluitende administratie

In Nederland is een gecertificeerde kassa niet wettelijk verplicht, maar de Belastingdienst ziet de gegevens uit je kassasysteem als onderdeel van je administratie. Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) verplicht je om je administratie zo te voeren en te bewaren dat je rechten en plichten er altijd uit blijken. De bewaartermijn is 7 jaar.

De Belastingdienst laat je vrij in hoe je je administratie inricht, maar de eisen worden zwaarder naarmate je bedrijf groter en complexer is. In de handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem (2023) staat waar de Belastingdienst bij een controle op let:

• Alles wordt vastgelegd vanaf het begin, ook verkopen die niet worden afgerond. Correcties blijven zichtbaar als tegenboeking; niets verdwijnt zonder spoor.
• Gegevens blijven juist en volledig, bijvoorbeeld door doorlopende nummering, automatische tijdstempels en logging van wie wat wanneer deed.
• Alles wordt 7 jaar in detail bewaard. Gegevens samenvatten zodat details verloren gaan, mag niet. Een back-up op een andere locatie is verplicht; bij cloudsystemen is dat meestal geregeld.
• Betrouwbare rapportages, zoals dagafsluitingen en omzet per artikel(groep), per periode of per vestiging.
• Je kunt de gegevens aanleveren in een leesbaar formaat, binnen een redelijke termijn.

De oudere Belastingdienst-brochure over kassasystemen legt het verschil uit tussen de X-afslag (een tussenstand, de kassa telt daarna gewoon door) en de Z-afslag (de eindrapportage, daarna begint de kassa opnieuw te tellen). Bijzondere handelingen moet je ook vastleggen en bewaren, zoals correcties, de trainingsstand en 'lade open zonder verkoop'. Elektronisch aangemaakte gegevens moet je elektronisch bewaren; een papieren controlerol is volgens de Belastingdienst vaak niet genoeg. Een mechanische kassa accepteert de Belastingdienst alleen nog bij heel kleine ondernemingen.

Contant geld accepteren wordt verplicht. Tweede en Eerste Kamer hebben in 2026 ingestemd met een wettelijke acceptatieplicht voor contant geld tot € 3.000, bij de behandeling van de Wet chartaal betalingsverkeer (Eerste Kamer: 19 mei 2026). De startdatum en de uitzonderingen moeten nog per besluit worden vastgelegd. In het consultatieontwerp van november 2025 stonden bijvoorbeeld uitzonderingen tussen 22.00 en 06.00 uur en voor ondernemers met minder dan 4 werknemers, maar dat is nog niet definitief.

België: het geregistreerd kassasysteem (GKS) in de horeca

In België moeten restaurants en traiteurs een geregistreerd kassasysteem (GKS, de 'witte kassa') gebruiken zodra hun jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten hoger is dan € 25.000 exclusief btw, aldus de FOD Financiën. Dranken, afhaalmaaltijden en gewone voedingsverkopen tellen niet mee voor die drempel.

Het systeem verandert. De FOD Financiën maakte op 3 juni 2026 bekend dat een koninklijk besluit GKS 2.0 verplicht maakt vanaf 1 juli 2026: kassa en fiscale datamodule (black box) moeten GKS 2.0-gecertificeerd zijn, en de gegevens gaan bijna realtime naar de FOD Financiën. Nieuwe horecazaken moeten meteen met GKS 2.0 starten. Zaken die al een GKS hebben, krijgen een overgangsperiode op basis van de aankoopdatum van hun huidige kassa:

Duitsland: KassenSichV, TSE en bonplicht

In Duitsland moet je een elektronisch kassasysteem beveiligen met een gecertificeerde technische beveiligingsmodule (TSE), bij elke verkoop een bon geven en de kassa melden bij de Finanzamt. Dat staat in § 146a van de Abgabenordnung (AO) en de Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

• TSE: systeem en digitale gegevens moeten beschermd zijn door een gecertificeerde TSE, met een beveiligingsmodule, een opslagmedium en een uniforme digitale interface (§ 146a lid 1 AO).
• Belegausgabepflicht (bonplicht): na elke transactie geef je direct een bon (§ 146a lid 2 AO). Volgens § 6 KassenSichV staan daarop onder meer het transactienummer, de serienummers van de kassa en van de beveiligingsmodule, en een handtekeningteller. Dat mag op papier of, als de klant akkoord is, digitaal.
• Meldplicht: sinds 1 januari 2025 meld je elektronische kassa's via Mein ELSTER of de ERiC-interface. Kassa's die vóór 1 juli 2025 zijn aangeschaft, moesten uiterlijk 31 juli 2025 gemeld zijn. Nieuwere kassa's meld je binnen een maand na aanschaf, en ook buitengebruikstelling meld je binnen een maand. Gehuurde en geleasede kassa's tellen als aangeschaft (BMF-brief van 28 juni 2024).
• DSFinV-K: het standaard exportformaat van de Duitse fiscus voor kassagegevens, gebruikt bij controles en onaangekondigde kassacontroles (Kassen-Nachschau). Je leverancier bouwt dit in; jij moet de export kunnen leveren.
• Bewaren: boeken en vastleggingen 10 jaar, boekingsstukken 8 jaar (§ 147 AO).

Geplande wijziging: op 23 september 2026 keurde het Duitse kabinet een wetsvoorstel goed waarmee bedrijven met meer dan € 100.000 jaaromzet vanaf 1 januari 2028 een elektronische kassa moeten gebruiken, en papieren bonnen vanaf 1 januari 2028 plaatsmaken voor digitale bonnen. Wie minder dan € 12.000 per jaar contant omzet, wordt vrijgesteld. Het is nog een voorstel, geen wet.

Frankrijk: beveiligde kassasoftware en bewijs van naleving

In Frankrijk moeten btw-plichtige ondernemers die aan particulieren verkopen en betalingen in kassasoftware vastleggen, software gebruiken die de gegevens onveranderbaar, beveiligd, bewaard en gearchiveerd houdt (artikel 286 I 3° bis CGI). Kun je niet aantonen dat je software voldoet, dan is de boete € 7.500. Ondernemers onder de btw-vrijstellingsregeling, bedrijven die alleen B2B verkopen en bedrijven met alleen vrijgestelde omzet vallen erbuiten.

Het bewijs is twee keer veranderd. Vanaf 16 februari 2025 accepteerde de Franse fiscus alleen nog een certificaat van een geaccrediteerde instelling (met overgangstermijnen). De Franse begrotingswet 2026 (artikel 125) draaide dat terug: sinds 21 februari 2026 mag je weer kiezen tussen dat certificaat of een individuele verklaring van de leverancier. Bewaar het document voor de exacte softwareversie die je gebruikt.

Oostenrijk: Registrierkassenpflicht en RKSV

In Oostenrijk moet je een kassa gebruiken zodra je € 15.000 jaaromzet hebt én meer dan € 7.500 'contante' omzet per jaar. Pinbetalingen en creditcardbetalingen tellen daar ook als contante omzet (Barumsätze), dus het gaat niet alleen om munten en biljetten.

• Elke kassa heeft een technische beveiliging die de verkopen ondertekent en aan elkaar koppelt; op de bon staat een machineleesbare code, bijvoorbeeld een QR-code (Registrierkassensicherheitsverordnung, RKSV). Kassa's meld je aan via FinanzOnline.
• Een bon geef je vanaf de eerste contante verkoop, ook als je nog geen kassaplicht hebt. Een kopie bewaar je 7 jaar. Sinds 1 oktober 2026 mag je de bon ook op een scherm tonen zodat de gast hem kan scannen of fotograferen, maar printen moet op verzoek mogelijk blijven.
• Geen kassa terwijl het wel moet, of een kassa zonder beveiliging: de boete kan oplopen tot € 5.000.

Italië: registratore telematico en koppeling met de pinautomaat

In Italië moeten restaurants, bars en winkels hun dagomzet elektronisch vastleggen en doorsturen naar de Agenzia delle Entrate, via een registratore telematico (RT) of de gratis webtool van de fiscus. Het oude scontrino en de ricevuta fiscale zijn vervangen door het 'documento commerciale', dat de gast meestal nog gewoon op papier krijgt (digitaal alleen als de gast akkoord is). Elektronisch is vooral het vastleggen en doorsturen van je omzetgegevens. De verplichting is in 2019–2020 ingevoerd; sinds 2021 worden boetes opgelegd.

• Is de RT bij het afsluiten offline, dan heb je 12 dagen om de gegevens alsnog te versturen.
• Een verkoop niet of fout vastleggen, met gevolgen voor de btw, kost 70% van de btw, met een minimum van € 300 per transactie, en kan leiden tot schorsing van je vergunning. Te laat of niet versturen zonder gevolgen voor de btw kost € 100 per verzending, maximaal € 1.000 per kwartaal (sinds 1 september 2024).
• Nieuw sinds 2026: pinautomaten en andere elektronische betaalmiddelen moeten via een onlinedienst van de Agenzia delle Entrate aan de RT gekoppeld zijn, voor transacties vanaf 1 januari 2026. Voor betaalmiddelen die in januari 2026 al in gebruik waren, was de deadline 20 april 2026. Een nieuwe pinautomaat koppel je tussen de 6e en de laatste dag van de tweede maand nadat hij in gebruik is genomen.

Spanje: Verifactu gepland voor 2027, uitstel tot 2028 aangekondigd

Volgens de Spaanse Verifactu-regels (Koninklijk Besluit 1007/2023) moet factuursoftware, ook software die vereenvoudigde facturen (kassabonnen) maakt, van elke factuur een beveiligd record maken en er een QR-code op zetten. Die records blijven in het systeem of gaan naar de Agencia Tributaria (Verifactu-modus).

De startdata zijn uitgesteld. Volgens de Agencia Tributaria wordt het verplicht op 1 januari 2027 voor vennootschapsbelastingplichtigen en op 1 juli 2027 voor alle andere belastingplichtigen, zoals zzp'ers. Bedrijven die al via het SII-systeem rapporteren, vallen erbuiten.

Aangekondigd uitstel: op 5 oktober 2026 kondigde het Spaanse ministerie van Financiën aan Verifactu uit te stellen tot oktober 2028, zodat het samenvalt met de verplichte e-factuur. Dat staat nog niet in de BOE, dus voorlopig zijn de data van 2027 de wettelijke stand. Check de actuele status voordat je software koopt of overstapt.

Verenigd Koninkrijk: administratieplicht en Making Tax Digital

Het Verenigd Koninkrijk heeft geen gecertificeerde-kassaregeling zoals de Duitse TSE; HMRC draait om een goede administratie. Voor de btw noemt HMRC overzichten van dagontvangsten, zoals kassarollen, als onderdeel van je administratie, en btw-gegevens bewaar je in principe minstens 6 jaar.

• Limited companies bewaren hun administratie 6 jaar na het einde van het boekjaar. Eenmanszaken bewaren die minstens 5 jaar na de aangiftedeadline van 31 januari van het belastingjaar.
• Making Tax Digital for VAT geldt sinds 1 april 2022 voor alle btw-geregistreerde bedrijven: je houdt je btw-administratie digitaal bij en doet aangifte met geschikte software.
• Making Tax Digital for Income Tax is op 6 april 2026 gestart voor zelfstandigen en verhuurders met meer dan £ 50.000 inkomen, en geldt vanaf april 2027 vanaf £ 30.000 en vanaf april 2028 vanaf £ 20.000.

Praktische checklist voor je kassa-administratie

In welk land je ook zit, met deze gewoontes ben je klaar voor een controle:

1. Sluit elke dag af met een Z-afslag (dagafsluiting) en bewaar die. Zet tellers nooit tussentijds op nul buiten de normale afsluiting om.
2. Tel dagelijks je kas en leg het verschil met de Z-afslag vast, inclusief geld dat je uit de lade haalt of erin stopt.
3. Corrigeer met tegenboekingen, niet door te verwijderen, en zorg dat het systeem logt wie het deed.
4. Exporteer je gegevens regelmatig voor je boekhouder (maandelijks werkt voor de meeste zaken) en bewaar een back-up op een andere locatie.
5. Bewaar alles de wettelijke termijn: 7 jaar in Nederland en Oostenrijk, 6 jaar voor de Britse btw, tot 10 jaar in Duitsland.
6. Bewaar de papieren van je systeem: certificaten, verklaringen, aanmeldbewijzen (ELSTER, FinanzOnline, GKS) en de geschiedenis van je instellingen, zoals prijs- en btw-wijzigingen.
7. Check je situatie bij een nieuwe vestiging, een ander systeem of als je over een drempel gaat, want dan begint vaak een verplichting.

Veelgemaakte fouten

• Denken dat 'contant' alleen munten en biljetten is. In Oostenrijk telt pinnen als contante omzet, en in Italië, Frankrijk en België gelden de regels voor verkopen ongeacht hoe de gast betaalt.
• Een losse tablet of app naast een gecertificeerde kassa gebruiken en die verkopen niet via het gecertificeerde systeem laten lopen, terwijl de wet dat vraagt.
• De melding vergeten in Duitsland bij aanschaf, lease of buitengebruikstelling van een kassa.
• Alleen papieren kassarollen bewaren in Nederland, terwijl de Belastingdienst wil dat elektronisch aangemaakte gegevens elektronisch bewaard blijven.
• Een overgangsdeadline missen, zoals de GKS 2.0-data in België of de pinkoppeling in Italië.

Waar online en QR-bestellen in passen

Een bestelplatform en een fiscale kassa doen verschillende dingen. QR-bestellen aan tafel, een webshop of een kiosk neemt bestellingen en betalingen aan; een gecertificeerd fiscaal systeem voldoet aan de specifieke beveiligingseisen van de fiscus in een land. Restaurant by DTS heeft een kassa- en bedieningsscherm met contante en pinbetalingen, stuurt je elke dag een Z-rapport per e-mail en heeft een boekhoudexport voor je boekhouder.

Restaurant by DTS is geen gecertificeerd fiscaal kassasysteem. Het heeft geen TSE, geen RKSV-beveiliging, geen GKS-registratie en geen Frans certificaat of Franse verklaring, en het is geen registratore telematico. In landen met zulke regels (Duitsland, Oostenrijk, België boven de drempel, Frankrijk, Italië en Spanje zodra Verifactu geldt: volgens de huidige wet 2027, uitstel tot oktober 2028 is aangekondigd) heb je voor de verkopen waar de wet om vraagt een gecertificeerde of geregistreerde kassa nodig. Dat zijn vaak ook pinbetalingen, niet alleen contant geld. Vraag je boekhouder hoe je dat combineert met online- en QR-bestellingen.

Wil je weten hoe QR-bestellen in de praktijk werkt? Lees onze gids over QR-code bestellen.

Disclaimer

Deze gids is algemene informatie, gecontroleerd aan de hand van officiële bronnen op 29 oktober 2026. Het is geen belasting- of juridisch advies. Regels, drempels en deadlines veranderen, en er kunnen lokale of regionale regels gelden. Check de gelinkte bronnen en vraag een belastingadviseur of boekhouder in jouw land voordat je een kassasysteem kiest of verandert.

Veelgestelde vragen